pagina afdrukken


Opnemen gesprek met ambtenaar

De Nationale ombudsman heeft spelregels opgesteld voor het opnemen van gesprekken met (ambtenaren van) overheden. Van belang is dat overheden zich �transparant en toetsbaar [moeten] opstellen en zich een 'open houding' aanmeten�, aldus de Nationale ombudsman.

De Nationale ombudsman heeft spelregels opgesteld voor het opnemen van gesprekken met (ambtenaren van) overheden. Degene die een gesprek wenst op te nemen zal dat eerst moeten melden aan de desbetreffende gesprekspartner. Overheden kunnen het verzoek in principe niet weigeren, behoudens zwaarwegende belangen. Dan dient naar alternatieven te worden gezocht het gesprek vast te leggen. Van belang is dat overheden zich “transparant en toetsbaar [moeten] opstellen en zich een 'open houding' aanmeten”, aldus de Nationale ombudsman.

Het komt geregeld voor dat een persoon in zijn ogen een positief gesprek heeft gehad met een ambtenaar tijdens bijvoorbeeld een controlebezoek, maar achteraf negatief verrast wordt door een negatief verslag of beslissing. Wij zien in onze praktijk dat dergelijke gebeurtenissen kunnen leiden tot onbegrip en wantrouwen in de overheid.

Vaak bestaat er in deze gevallen de wens in het vervolg gesprekken met ambtenaren op te nemen. In beginsel is het niet in strijd met enige wettelijke regeling dat een persoon een gesprek opneemt waar hij zelf aan deelneemt. Die wens wordt van de zijde van de overheid echter niet altijd met enthousiasme  ontvangen. Zo gold bij het UWV tot voor kort een absoluut verbod geluidsopnamen te maken van gesprekken met de verzekeringsarts. Andere overheidsinstanties hanteerden echter weer andere hoofdregels, waardoor het voor burgers en bedrijven niet duidelijk was hoe omgegaan werd – en zou moeten worden – met de wens geluidsopnamen te maken.

Bij de Nationale ombudsman zijn regelmatig vragen binnengekomen over deze problematiek. Nadat de Nationale ombudsman zich in een aantal afzonderlijke zaken heeft uitgesproken over de toelaatbaarheid geluidsopnamen te maken, heeft hij op 27 november 2014 een rapport gepubliceerd met daarin spelregels voor het maken van geluidsopnamen (Spelregels voor het maken van geluidsopnamen, d.d. 27 november 2014, kenmerk 2014/166).

De spelregels zijn tot stand gekomen diverse overheidsinstanties zoals het  UWV, de Raad voor de Kinderbescherming, Bureaus Jeugdzorg en de IND. Samengevat is de Nationale ombudsman van mening dat overheden het maken van geluidsopnamen moeten toelaten, behoudens zwaarwegende redenen. Dan dient naar alternatieven te worden gezocht het gesprek vast te leggen. Van belang is dat overheden zich “transparant en toetsbaar [moeten] opstellen en zich een 'open houding' aanmeten”, aldus de Nationale ombudsman.

De Nationale ombudsman heeft de volgende spelregels geformuleerd:

1. Een overheidsinstantie staat het maken van een geluidsopname toe, tenzij er zwaarwegende redenen zijn dit niet te doen. In dat geval biedt zij een alternatief aan.

2. Een overheidsinstantie heeft op de eigen website informatie staan over het opnemen van gesprekken.

3. Een burger maakt van te voren duidelijk dat hij een geluidsopname wil maken.

4. De burger verstrekt aan de overheidsinstantie een kopie van de opname als deze dat wenst (of vice versa als de overheidsinstantie de opname maakt).

5. Noch de burger noch een overheidsinstantie knipt of plakt in een geluidsopname, tenzij dit wordt meegedeeld.

6. Noch de burger noch een overheidsinstantie verstrekt zonder toestemming van de andere partij geluidsopnamen aan derden of maakt deze openbaar.

Meer weten? Neem contact op met Gaastra advocaten op info@ga-law.eu of 020-6549644.